クラウドPBXによるオフィス通信環境の最適化

複数の事業プロジェクトを管理運営しているため、各プロジェクト毎に電話回線を必要としていた。
新しい事業プロジェクト毎に電話回線を新設するためのコストと時間がかかっていた。
プロジェクトを管理するバックヤードスタッフへの負担も大きく、現状の問題点をヒヤリングしたところ、 以下の問題点や改善要望が上がってきました。

• 既存のビジネスフォンでは、これ以上の電話番号を増設することが難しく、ビジネスフォンの入れ替えを 検討していたが、今のビジネスフォンがまだ新しいので、コスト面も含め無駄が多くなる。
• 本社オフィスのフロアが分かれていて、その他、支店やアウトソーシング先との電話による連携が多いため、 対応がスピーディーに出来ないなどの問題がある
• 各担当者の外出機会も多く、外部からの連絡が多くなり、携帯電話のコスト負担が大きい。
• 複数の事業プロジェクトを管理する上で、各窓口毎の留守番電話、通話の記録、モニタリング、録音などの 管理をしたい。

• 初期コストという概念を無くした提案アプローチ

多くの通信サービスは、商品やサービスを前提にして、導入の初期コストがこれだけ必要になります。その結果、これだけ通信コストが抑えられますので、長い目で見た負担はそれほど大きくありませんというアプローチが殆どです。

しかし、それではまず初期の予算を明確にする必要がありますし、本当にメリットがあるのかわかりません。 万が一、そのシステムが機能しなくなった場合は、全てが無駄になります。

• 通信インフラの最適化から逆算して、具体的な対策を絞り込む

まず、通信インフラのクラウド化による、毎月の通信費用の支払いが、どれだけ安くなるかを見積もりました。 具体的には、既存の機器のリース料、電話回線の利用料、インターネット用の回線、携帯電話の利用料、全てをベースに、通信インフラのクラウド化と内線化サービスによって、現在の支払いがどれだけ圧縮出来るかをシミュレーションします。

その結果、現在の支払いとそれほど変わらない範囲、又はそれ以下で、導入コストの負担を無くした形で、最も無駄無く出来ることを提案します。

• クラウドオフィスは、様々な機器の内線化を容易に実現

各フロア、支店間、アウトソーシング先などの内線化により、今まで抱えていた通信の連携は全て解決します。 業務役割に応じて、必要な箇所だけに電話機を設置、それ以外は、携帯電話だけというスマートな環境を実現。 通常の内線呼出しと変わらない要領で、各担当の携帯電話に要件をつなぎ、必要に応じて、携帯電話から、固定回線として電話を発信することも可能になります。

さらに、高機能なクラウドPBXは、今まで、特別な機器を必要としていた業務時間外の留守音声対応、通話記録のレポート、拠点間での通信のモニタリングなど、重要な電話の通話録音など、高機能な通信環境を実現しました。